làm sao để Quản lý tài liệu khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công việc. FSI giới thiệu với các bạn 5 bước đơn giản để có thể sử dụng hồ sơ dễ dàng

Số hóa tài liệu hiệu quả

1. Chọn tủ hồ sơ

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường nếu văn phòng của bạn nhỏ
+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú để dán lên tường thành của từng kệ riêng biệt, giúp tìm dễ dàng hơn.

2. Phân loại hồ sơ:phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo chủ đề, theo cụm, theo nhóm,…

3. Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất

4. Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác và phải được cập nhật thường xuyên

5. Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Hoặc cách lưu trữ khác đó là bạn có thể sử dụng các giải pháp    số hóa tài liệu  của FSI . Giải pháp sẽ giúp bạn lưu trữ, phân loại, và tìm kiếm tài liệu, nhanh chóng, dễ dàng.